El objetivo de contar con una Política Anticorrupción es definir los actos de corrupción que pueden existir, así como evitar acciones deshonestas por parte de los colaboradores de una empresa sin importar los niveles jerárquicos ni las responsabilidades.

En Multicopias Imprenta está prohibido promover, llevar a cabo u ocultar cualquier acto relacionado con la corrupción. Estos pueden ser: pago de sobornos, nepotismo, colusión, tráfico de influencias, cohecho, entrega de pagos facilitadores o aceleradores, y en general cualquier actividad, conducta, acción, u omisión que implique un pago de dinero o en especie, otorgamiento de ventajas, privilegios, prestación de servicios, asunción de deudas u obligaciones, o atenciones excesivas, directamente o por medio de terceros a un funcionario público, alguna entidad que maneje recursos públicos, un funcionario de una empresa, y una empresa privada.

A través de nuestra Política Anticorrupción nos hemos comprometido a:

1. Cumplir con toda la legislación nacional vigente.

2. Evitar cualquier conducta que pueda dañar a Multicopias Imprenta o su reputación.

3. Cero tolerancia a los actos de corrupción.

4. Llevar a cabo nuestra actividad comercial e industrial de manera honesta, justa, y ética en congruencia con nuestros valores.

5. No pagar sobornos, regalos, donaciones, entretenimiento o cualquier otra dádiva, ventaja, beneficio o favor. Ni aceptar que se ofrezcan sobornos en nuestro nombre para obtener una ventaja comercial.

6. No aceptar sobornos, regalos, donaciones, comidas fuera del lugar ordinario de trabajo, entretenimiento o cualquier otra dádiva, ventaja, beneficio, o favor. Ni permitir que estos sean aceptados en nuestro nombre para tener influencia en la compañía.

7. Abstenernos de participar en concursos o licitaciones en los que existan algún indicio de corrupción.

8. No hacer pagos facilitadores o aceleradores.

9. No aportar donativos, en especie o efectivo, a partidos políticos o campañas electorales.

10. Evitar hacer negocios con quienes no acepten nuestros valores o puedan perjudicar nuestra reputación.

11. Llevar registros financieros claros y actualizados.

12. Desarrollar y actualizar la Política Anticorrupción

13. No concurrir en conflictos de intereses, ni utilizar activos de la empresa para beneficios personales.

14. Nos aseguraremos de que todos los colaboradores, al igual que nuestros socios comerciales, conozcan nuestra Política Anticorrupción y de Integridad.

Para asegurarnos de que se cumpla con esta Política, contamos con canales de denuncia completamente anónimos, así como sistemas de control, vigilancia y auditoría. En estos sistemas se enlistan los posibles riesgos que se pueden presentar dentro de los procesos y una descripción de los mecanismos de control que mitigan los riesgos. Por ejemplo, los riesgos que pueden existir dentro de un área de la empresa se pueden evitar o mitigar a través de Políticas bien definidas, manuales de procedimientos, documentación que sustente cada uno de los movimientos financieros, etc.

Para implementar una Política y programas Anticorrupción es necesario tener clara la definición de corrupción. Transparencia Internacional (IT) define a la corrupción como “el abuso del poder, que es utilizado por la(s) persona(s) a quien(es) les fue encomendado para su propio beneficio particular. La forma más común de corrupción es el soborno, que se define como “la entrega o aceptación de dinero, regalos, u otro tipo de ventajas como incentivo para hacer algo deshonesto, ilegal o que constituye una violación de la confianza en el transcurso de la actividad comercial”.

Afirman Argandoña y Miguel que la corrupción se puede presentar en diferentes formas, tales como:

- Soborno: es la acción de ofrecer una compensación ya sea de dinero, honorarios, regalos, o cualquier tipo de recompensa para inducir a un individuo a realizar un acto no ético.

- Extorsión: exigir una o varias personas, mediante amenazas, la realización de un acto de soborno.

- Abuso de pagos, regalos y favores: es el ofrecimiento de detalles, regalos o cualquier tipo de recompensa que se hace para mantener ventajas comerciales o para que un futuro la persona se incline en realizar ciertos favores. Esta forma de corrupción dependerá del contexto y de la intención en la que se haga.

- Pagos facilitadores: son pagos que se ofrecen para facilitar o agilizar un trámite en favor de una persona, empleado, o funcionario público, ya sea en la expedición de un certificado o realización de un pedido.

Además de contar con una Política Anticorrupción también se debe tener una Política de Integridad que contiene los siguientes documentos:

- Un Manual de Organización donde se encuentran delimitadas la estructura de la empresa, función de cada una de las áreas o responsables, así como la descripción de puestos y sus principales indicadores de desempeño.

- Un Manual de Procedimientos claro y completo, describiendo el proceso general de la empresa y áreas junto con diagramas de flujo.

- Una Política Anticorrupción donde la empresa haga público su compromiso de cero tolerancia a los actos de corrupción.

- Un Código de Ética que aplica a cada uno de los colaboradores de la empresa.

- Un Manual para socializar el Código de Ética.

- Políticas de Recursos Humanos que buscan evitar la incorporación de personas que puedan generar un riesgo a la integridad de la corporación. En la Política se incluye el proceso de reclutamiento, políticas de no discriminación y los pasos para evitar que los colaboradores incumplan con esta política de integridad.

- Sistemas adecuados y eficaces de control, vigilancia y auditoría definiendo los responsables de vigilar y auditar que se cumpla con la Política de Integridad.

- Sistemas adecuados de denuncia anónima.

- Mecanismos que aseguren en todo momento la transparencia y publicidad de los intereses de la empresa.